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Hoy en día, muchas organizaciones optan por un entorno de oficina abierto, eliminando paredes y cubículos para romper las jerarquías de la oficina y fomentar la colaboración. El problema es que la gente todavía necesita privacidad de vez en cuando. Si bien es posible que haya podido recibir una llamada telefónica privada en un cubículo, ahora tiene que encontrar una cabina telefónica, un pequeño espacio para reuniones o una sala de conferencias. Y muchas organizaciones no tienen suficientes salas de reuniones asignadas para satisfacer esta mayor demanda.

Cuando la privacidad es escasa, la programación se vuelve fundamental. Sin embargo, muchas organizaciones no gestionan los calendarios de sus salas de reuniones de forma eficaz. Nadie puede encontrar una sala de conferencias, pero hay una vacía que se ha reservado para la próxima hora. Si la reunión ha sido cancelada, ¿se cancela en el calendario y deja la sala disponible?

Tecnológicamente, hay varias cosas que podemos hacer para abordar este problema. Podemos vincular el plataforma de conferencias al calendario y cancelar automáticamente una reunión que no comience dentro de, digamos, 10 minutos de la hora programada. También podemos agregar sensores de movimiento para ver si las personas ingresaron a la sala para tener la reunión y asegurarnos de que no se cancele si alguien está presente.

Hay cámaras que pueden determinar el número de participantes en la reunión. Esto no solo ayuda con la programación y el mantenimiento, sino que también puede proporcionar metadatos beneficiosos sobre el uso de la sala. La Sistemas Rahi El equipo también puede auditar los registros del sistema para determinar si las reuniones comienzan a tiempo, duran todo el tiempo asignado, etc.

Luego podemos volver al calendario e identificar las áreas problemáticas. Hemos visto casos en los que se establece una reunión semanal para siempre y el empleado que "era el dueño" de esa reunión ya ni siquiera trabaja para la empresa. Podemos agregar lógica al calendario para que este tipo de cosas no sucedan.

Ahora, hay ciertas reuniones que no querrá cancelar. Si el director ejecutivo llega 10 minutos tarde, no querrá eliminar la reserva de la sala de conferencias porque la reunión no ha comenzado a tiempo. Del mismo modo, algunas empresas utilizan oficinas ejecutivas como salas de conferencias auxiliares. Si el director ejecutivo está fuera de la ciudad, el calendario puede mostrar esa oficina como disponible para una reunión. El administrador del CEO se puede configurar como el "propietario" de la sala y anular la configuración automática según sea necesario.

Si alguien que tiene una oficina tiene un gran volumen de reuniones, puede considerar configurar capacidades de audio y video en su espacio. Pueden realizar pequeñas reuniones en su oficina y reducir parte de la demanda de salas de conferencias.

Estos son solo algunos de los métodos que utiliza el equipo de audio y video de Rahi Systems para abordar estos problemas. Si sus salas de reuniones disponibles no satisfacen la demanda, contáctenos o únete a nosotros para el seminario web de este mes mientras discutimos formas de maximizar la funcionalidad del espacio que tiene. Y si planea mudarse a una nueva instalación, lo alentamos a que se involucre con nosotros al principio del proceso y escuche el 28 de agosto.

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