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Un "repuesto" se puede definir como cualquier activo que no está en producción, pero que está disponible para su uso cuando sea necesario. Su valor suele ser un activo en los libros. Los repuestos son distintos de los "consumibles", que son artículos de costo relativamente bajo, como cables de conexión que se compran al por mayor y se mantienen en stock.

Cada centro de datos tiene equipos de repuesto, ya sea como protección contra el tiempo de inactividad o para adaptarse a un crecimiento rápido. Tener repuestos disponibles es inteligente, pero pocas organizaciones los administran de manera efectiva. Esto conduce a costos atrapados, espacio desperdiciado y seguridad y riesgos de cumplimiento si los activos no se eliminan correctamente.

A veces, los repuestos se compran de forma proactiva con fines de reparación., para eludir los plazos de entrega o como un "repuesto estratégico" cuando anticipa que es posible que deba agregar capacidad adicional rápidamente.

Los activos pueden convertirse en repuestos involuntariamente, quizás estaban destinados al Proyecto X, pero los planes cambiaron o se compraron "por si acaso" pero nunca se usaron realmente. También tenemos el escenario en el que los repuestos pueden haber estado en producción y deberán ser reemplazados por nueva tecnología y luego volver a colocarlos en el estante como repuesto, acumulando aún más tecnología antigua. 

Luego están los "repuestos" que son menos que útiles: equipos obsoletos o defectuosos que deben retirarse y eliminarse por completo.. Como mínimo, este equipo ocupa espacio y crea un centro de datos desordenado que es difícil de administrar.

Sin embargo, los equipos de TI rara vez piensan en la administración de repuestos hasta que las finanzas intervienen para una auditoría o un inventario. De repente, la gerencia ve todo este equipo y comienza a contar dinero. El valor de los equipos informáticos que esto agrega se convierte rápidamente en 5, o incluso 6, números de cifras.!

¿Qué dificulta la gestión de repuestos? Para empezar, los repuestos suelen estar fuera de línea. Eso significa las herramientas tradicionales de gestión de TI no ayudarán mucho. Otra complicación es que no se puede distinguir el propósito o el historial del repuesto a partir de la observación. Puede ser un repuesto genuino, o puede ser una pieza defectuosa que se retiró de la producción y se colocó en el estante "con las otras piezas". 

Incluso si sabe que un activo está defectuoso, no necesariamente puede desecharlo. Los medios de almacenamiento pueden contener información de identificación personal y otros tipos de equipos pueden tener credenciales y configuraciones que no deben exponerse. El cumplimiento de las políticas, leyes y normativas de la empresa, como el RGPD, hace que el desmantelamiento sea un proceso complicado. Es por eso que las piezas defectuosas a menudo se mantienen en el lugar solo para estar seguros.

La gestión adecuada de repuestos afecta a una serie de procesos de gestión empresarial y de TI, incluida la gestión del ciclo de vida, la gestión de la disponibilidad, la gestión financiera, gestión de activos y gestión de riesgos. Diferentes departamentos dentro de la organización tienen interés en ello. Como paso inicial, deberá definir qué es un repuesto y qué es un consumible. Podría ser algo tan simple como un valor en dólares: todo lo que sea inferior a $ 1,000 es un consumible. Una vez que tenga su definición, sus herramientas DCIM y la base de datos de administración de configuración pueden ayudar a simplificar la administración de repuestos. 

Para mantener los repuestos bajo control, deberá revisar cada activo en su centro de datos - rastreado o no rastreado - y determine si su valor para el negocio supera el riesgo y el costo de tenerlo allí. Si es así, guárdelo. Si no es así, deséchelo de manera responsable y documentada. 

Llegar a este estado puede requerir un inventario, una auditoría y una limpieza in situ. Rahi Systems puede ayudar con esto. Y después de que se inicie el proceso de administración de repuestos, descubrirá que requiere cada vez menos esfuerzo con cada ciclo de auditoría.

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